辦公桌：文件、小物別堆得找不到 / 資訊：不是比多，有用才重要
看你下班後的辦公桌，就可以知道：
1.你的工作效率
2.組織管理能力
3.去無存菁的功力
文件、小物別堆得找不到
辦公桌洩漏工作效率
走進王品集團董事長戴勝益辦公室，桌上只有一部電話、一台iPad，幾本常翻的書；抽屜裡只擺一些常用的文具紙筆，收拾得乾乾淨淨。他常常說，懂得整理的人才能安心，才有自信，也才能在人生旅途中大步前行。
什麼都捨不得丟
最後只好全丟了
戴勝益重視整理，整理對他來說，就是歸納、組織與表達。一個人如果自己混亂不堪，一定不善規納、不通組織，當然也不知如何表達自己。他發現，現代人每天都會接到許多資訊，而且捨不得丟，於是這裡也放，那裡也擺，搞到最後，到處都是資訊，想用時卻怎麼也找不到。20年前的他，也是什麼都捨不得丟，結果東西實在堆得太不像話，只得來一次年終大掃除，閉著眼，將許多人生的記憶、許多別人對你的期待，一切全丟了。
整理力愈強
成功可能性也愈大
坂戶健司在＜大整理術＞一書中指出，不論任何行業「整理力」都非常重要，因為「整理力愈強，思維愈清晰，成功可能性也愈大」，可見整理資訊的技巧十分重要，他認為，懂得整理資訊的人能時時鳥瞰事物全貌，時時思考眼前的工作。這樣的人知道自己欠缺什麼，該做什麼，也因此比較容易與外界協調，取得外界協助。做不好整理的人，是因為「不知道自己要什麼」，他們只能在資訊洪流中載浮載沉，不知何去何從。
清爽的桌面
可以提高工作效率
看一下你四周同事的辦公桌，他們的桌上或許雜亂的堆滿了資料、書、工作用的小物品、電腦、手機等物品吧？每當工作忙碌不已時，辦公桌應該也雜亂不堪。要用東西找也找不到，那工作效率也不會好到那兒去。
想知道辦公室應該丟掉什麼東西，你必須先弄清楚你打算讓自己成為什麼樣的「品牌」，也就是說，你得先清楚讓你在公司與眾不同的特質是什麼？你想要別人用什麼樣的一句話描述你？比如說：「對，她就是一個有效率的人。」「真不愧是ｘｘｘ，他真的很有創意。」如果跟你現在的個人品牌無關，就丟掉，只能留下相關的東西就夠了。
「無紙張時代」不來
紙張氾濫問題更嚴重
桌上文件堆積如山，但一旦想從中找一份自己需要的東西卻總是翻不到？事實上，這不僅是許多上班族揮之不去的夢魘，也是許多企業，特別是大型企業積效不彰的一項重大原因。
電腦問世以後，許多人以為「無紙張時代」已經不遠。事實是，隨著影印機與印表機的出現，紙張氾濫的問題在今天的辦公室裡更加嚴重了。無論你願不願意，紙張總是從四面八方源源而至：你如果去開會，回來時公事包裡已經裝滿紙張；你或許得列印電郵附件，或許得為一個專案記筆記、蒐集資料……如果你是在家工作的SOHO族，相關文件紙張就會不知不覺間出現在家中每一個角落。
紙本文件有兩大問題：如何有效採取行動與建檔。與電郵不同的是，紙本文件不會只在同一地點出現，也不會排列得井然有序。7年前王品品牌部門，也面對這種困擾：資料堆得到處都是，卻是要什麼都得找半天，還未必找得到。
王品集團品牌副總高端訓發現，檔案資訊之所以找不到，是因為一般工作者在存檔時，喜歡以自己的姓名，來命名新的資訊夾，再將手邊檔案全部丟進去；資料夾內檔案的歸類命名方式，也隨主事者個人習慣、偏好而各不同。但最後，萬一主事者稍有異動，這檔案就形同「最高機密」，沒有人找得到。
於是，高端訓決定以王品旗下的「品牌名」，做為第1層資料夾分類原則；第2層資料夾以「工作項目」進行分類。第3層以行銷活動的「年度」分類；第4層才是各項活動的專屬資料夾。
經過2年的辛苦經營，高端訓終於有系統地整頓出王品集團品牌部10年份的檔案。此後，由於資料暢行無阻，工作效益大幅提升。集團內部人員在進行跨品牌輪調時，只需打開資料夾，就能對品牌的一切歷史與相關資訊一目暸然。
節錄自優渥誌2013/02
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